Jak zorganizować spotkanie biznesowe?

Znajomość biznesowego savoir vivre’u podczas wizyty w restauracji to absolutny must have, jeśli chcemy podarować kolację jako prezent biznesowy dla naszego klienta lub kontrahenta. Naczelna zasada brzmi – to my jesteśmy gospodarzami! A zatem wszystkie kwestie organizacyjne spoczywają po naszej stronie. Co to oznacza w praktyce?

1. Wybór lokalu

Zapraszając klienta lub kontrahenta do restauracji, chcemy, by czuł się w niej dobrze. Nie wypada jednak zapytać wprost, w jakim lokalu chciałby spędzić czas. Wybór miejsca to zawsze jedna z trudniejszych decyzji, a przerzucając ją na naszego gościa, stawiamy się w pozycji osoby bez pomysłu. Co więcej, klientowi czy kontrahentowi może być niezręcznie wymienić nazwę swojej ulubionej restauracji, ponieważ nie zna wysokości naszego budżetu. Bezpiecznym rozwiązaniem będzie spytanie o ulubiony rodzaj kuchni lub charakter restauracji. Naszego gościa zapraszamy zawsze bezpośrednio, najlepiej osobiście lub podczas rozmowy telefonicznej. Zaproszenie warto przekazać również w wersji papierowej, np. w formie eleganckiego bonu prezentowego.

Jak uniknąć gafy:

Idealnym rozwiązaniem byłoby udanie się do wybranej restauracji przed spotkaniem, żeby osobiście ocenić zachowanie obsługi oraz jakość i smak serwowanych potraw. Najczęściej jednak nie mamy na to czasu czy dodatkowego budżetu. Wtedy najlepiej skorzystać z doświadczenia i rad innych ludzi. O opinię możemy zapytać współpracowników, znajomych lub użytkowników forów i społeczności branżowych. Również w Prezentokracji posiadamy bazę sprawdzonych restauracji, z którymi współpracujemy od lat. Chętnie doradzimy, gdzie wybrać się na kolację firmową.

2. Rezerwacja stolika

Dokonując rezerwacji, warto wspomnieć, jaki jest cel spotkania. Podkreślić, że zależy nam na kameralności, spokoju, ciszy – idealnej atmosferze do prowadzenia rozmowy. Omijamy oczywiście stoliki usytuowane w okolicach toalety lub przy samym wejściu, nie chcemy także, aby w pobliżu stolika stał np. głośnik.

Na co zwrócić uwagę:

Podczas dokonywania rezerwacji koniecznie trzeba dopytać, czy w sali obok tego samego dnia nie odbywa się np. impreza zamknięta lub wesele! Nawet najbardziej spokojny lokal w takim dniu może zupełnie zmienić swoje oblicze. A hałasy zza ściany skutecznie przeszkodzą w swobodnej rozmowie.

3. Przebieg spotkania

Do restauracji przychodzimy zawsze przed naszym gościem. Zapas 10-15 minut jest optymalny. Nigdy jednak nie zaczynamy wcześniej jeść. Podczas oczekiwania możemy sobie pozwolić na kawę lub wodę. Również kiedy kelner przyniesie już pierwszy posiłek, z rozpoczęciem jedzenia czekamy do momentu, kiedy na stole pojawią się wszystkie zamówione dania.

Recepta na udane spotkanie biznesowe:

Pamiętajmy, że naszą kolację traktujemy jako prezent biznesowy. Dlatego kluczem do sukcesu jest swobodna atmosfera. Jeśli łyżka uderzy z hukiem o stół albo oblejemy się wodą, nie panikujmy, tylko grzecznie przeprośmy i kontynuujmy rozmowę. A o czym rozmawiać podczas kolacji z klientem lub kontrahentem? Jesteśmy tutaj, żeby lepiej się poznać, dlatego odpowiednimi tematami będą zainteresowania, podróże, kultura. Przyjaźnimy się z ludźmi, a nie ze stanowiskami, starajmy się więc pokazać z jak najbardziej prywatnej strony. Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie, czym interesuje się nasz rozmówca i przygotowanie sobie wcześniej kilku pytań. Najważniejsze, aby zapamiętać, o czym nie rozmawiać. Do tematów tabu należą: religia, polityka oraz… praca. Tego wieczoru chcemy się z naszym klientem lub kontrahentem zaprzyjaźnić, na udane interesy przyjdzie czas później.

4. Rachunek

Kto zaprasza, ten płaci. Warto o tym fakcie poinformować klienta już przed spotkaniem, żeby uniknąć zakłopotania i wszelkich oznak niezręczności. Nie trzeba oczywiście mówić tego wprost, możemy na przykład podkreślić, że kolacja organizowana jest jako prezent biznesowy, a klient czy kontrahent będzie naszym gościem. Do rachunku koniecznie należy zostawić także napiwek.

O czym warto pamiętać:

Przyjęło się, że cena serwisu to ok. 10-20% wartości rachunku. Zwróćmy również uwagę, czy restauracja, do której przyszliśmy, nie dolicza wartości obsługi bezpośrednio do rachunku, w takiej sytuacji nie musimy już pozostawiać dodatkowych pieniędzy.

Elegancka kolacja inaczej, czyli prezent biznesowy z pomysłem

Alkohol i jego rola w budowaniu relacji biznesowych może nie została potwierdzona naukowo, ale praktyka i wieloletnie doświadczenia pokazują, że jest nieodłącznym elementem świata biznesu. Alternatywną formą kolacji może być np. prezent biznesowy dla klienta lub kontrahenta w formie degustacji whisky.

Zwycięstwo, męskość, poczucie odniesionego sukcesu to emocje na stałe zamknięte w butelce tego złocistego napoju, a intensywność ich odczuwania wzrasta wprost proporcjonalnie do ceny butelki. Podczas degustacji whisky będziecie mieli okazję skosztować najlepszych rodzajów tego szlachetnego trunku. Smakowany alkohol nie tylko sprawi Wam ogromną przyjemność, ale także rozluźni atmosferę. Podczas takiego spotkania łatwiej będzie prowadzić swobodną rozmowę oraz budować nieformalne relacje. Degustacja whisky to wbrew pozorom także bardzo praktyczny prezent. Nawet jeżeli Twój klient czy kontrahent nie jest koneserem whisky, podczas degustacji zdobędzie wiele interesujących i przydatnych informacji na temat tego szlachetnego trunku.  Whisky to nieodłączna wizytówka mężczyzny sukcesu. Dzięki takiej wiedzy można zabłysnąć w towarzystwie, zyskując nowe kontakty i uznanie. Degustacja whisky trwa około 2–2,5 godziny. Ten interesujący wieczór z pewnością zachwyci Twojego klienta lub kontrahenta, a wspólnie spędzony czas przełoży się na udane relacje biznesowe. Jeśli jednak wiesz, że Twój partner kategorycznie nie pija whisky, zaproś go na degustację wina.

Pomysły na elegancki prezent biznesowy – oparty na emocjach, zapadający w pamięć, wspierający budowanie relacji – to nasza specjalność. Po więcej inspiracji zapraszamy na nasza stronę z propozycjami prezentów dla klientów.